TAHAPAN PEMBUATAN INOVASI DAERAH

Permasalahan (Makro dan Mikro)

1. Permasalahan Makro

Secara umum, pelayanan publik di tingkat desa di berbagai daerah Indonesia, termasuk Kabupaten Ngawi, masih menghadapi tantangan klasik berupa keterbatasan sumber daya manusia, proses administrasi yang berbelit, kurangnya pemanfaatan teknologi informasi, serta lemahnya budaya pelayanan prima. Permasalahan ini berdampak pada rendahnya kepuasan masyarakat terhadap pelayanan publik yang seharusnya cepat, mudah, dan transparan.

Berdasarkan data dari Kementerian PAN-RB dan berbagai survei nasional, banyak masyarakat di pedesaan merasa pelayanan administrasi kependudukan, surat-menyurat, dan rekomendasi lainnya sering kali lambat, memerlukan waktu beberapa hari bahkan hingga seminggu, padahal jenis layanan tersebut bersifat rutin dan seharusnya bisa diselesaikan dalam waktu singkat.

2. Permasalahan Mikro

Di tingkat lokal, khususnya di Desa Brangol, Kecamatan Karangjati, pelayanan administrasi desa selama bertahun-tahun cenderung lambat, kurang terdokumentasi dengan baik, serta sangat tergantung pada kehadiran perangkat desa tertentu. Masyarakat yang datang untuk mengurus dokumen seperti surat keterangan domisili, surat pengantar SKCK, dan surat permohonan lainnya sering kali harus bolak-balik karena proses verifikasi dan tanda tangan tidak bisa dilakukan dalam satu hari. Hal ini menyebabkan ketidakpuasan, potensi kehilangan kesempatan (missed opportunity), dan kesan birokrasi yang bertele-tele.

Di sisi lain, belum adanya sistem kerja terstandarisasi dan keterbatasan kapasitas layanan menjadikan pelayanan publik di desa tidak berjalan optimal. Masyarakat yang mayoritas bekerja sebagai petani dan buruh harian menginginkan pelayanan cepat karena waktu mereka sangat terbatas. Oleh karena itu, muncul kebutuhan akan sebuah terobosan inovatif yang dapat menyederhanakan proses pelayanan tanpa mengurangi akurasi dan legalitas dokumen.

1. Isu Strategis

Inovasi PENARI JARANAN menjawab sejumlah isu strategis berikut:

1. Meningkatkan kualitas layanan publik desa agar lebih cepat, efisien, dan berorientasi pada kepuasan warga.
2. Penguatan kapasitas kelembagaan desa melalui penerapan sistem layanan terintegrasi dan standar operasional prosedur yang lebih efektif.
3. Digitalisasi pelayanan berbasis desa sebagai bagian dari agenda transformasi digital pemerintahan.
4. Peningkatan partisipasi masyarakat dalam proses pelayanan, karena sistem yang lebih terbuka dan mudah dipahami.
5. Peningkatan kepercayaan masyarakat terhadap pemerintah desa, yang menjadi ujung tombak pelayanan publik di tingkat akar rumput.

1. Metode Pembaharuan
2. Sebelum Inovasi (Kondisi Awal):

• Pelayanan dilakukan secara manual dan terpisah antar jenis surat, tidak ada pemetaan layanan secara sistematis.
• Proses verifikasi, pengetikan, pengecekan, dan penandatanganan sering kali dilakukan di waktu yang berbeda dan oleh perangkat berbeda pula.
• Warga harus datang lebih dari sekali untuk menyelesaikan urusan administrasi.
• Tidak tersedia layanan konsultasi singkat atau informasi terkait berkas pendukung yang harus dibawa.
• Dokumentasi dan pencatatan masih menggunakan arsip kertas tanpa backup digital.

2. Setelah Inovasi (Kondisi Setelah Inovasi PENARI JARANAN):

• Pelayanan administrasi dilaksanakan secara “sehari jadi” dalam satu meja pelayanan terpadu yang dilayani langsung oleh petugas terlatih.
• Implementasi template surat digital dan daftar syarat administrasi menjadikan proses lebih cepat dan akurat.
• Adanya SOP pelayanan satu pintu dengan standar waktu pelayanan maksimal 1 jam selesai.
• Masyarakat bisa mengisi formulir pra-layanan melalui WhatsApp atau datang langsung.
• Sistem penjadwalan pelayanan dan antrian diterapkan untuk menghindari kerumunan.
• Semua dokumen digital disimpan dan diarsipkan secara rapi, memudahkan pencarian kembali jika diperlukan.

1. Keunggulan dan Kebaharuan
2. Keunggulan Inovasi

• Cepat dan Efisien: Pelayanan administrasi cukup dilakukan dalam satu hari bahkan kurang dari satu jam.
• Responsif terhadap kebutuhan masyarakat desa: Inovasi lahir dari kebutuhan riil masyarakat yang ingin layanan cepat dan tidak merepotkan.
• Berbasis Kolaborasi: Pelayanan dilakukan melalui kerja sama antar perangkat desa yang sinergis dan saling melengkapi.
• Mudah direplikasi: Konsep sederhana, tetapi berdampak besar dan dapat diterapkan di desa-desa lain dengan adaptasi minimal.
• Mendorong budaya pelayanan prima: Petugas dilatih untuk berorientasi pada kepuasan masyarakat, bukan sekadar menggugurkan tugas.

2. Kebaharuan Inovasi

• Pendekatan pelayanan publik menggunakan branding lokal budaya, yaitu nama "PENARI JARANAN", yang merepresentasikan semangat budaya khas Ngawi dan membangun kedekatan emosional dengan masyarakat.
• Mengintegrasikan sistem kerja modern (digitalisasi dan SOP) dengan kearifan lokal.
• Desain layanan berdasarkan kebutuhan harian masyarakat desa, bukan hanya top-down dari pemerintah pusat.
• Inovasi ini memperkenalkan sistem pelayanan berbasis output, bukan proses panjang, sehingga outcome berupa kepuasan masyarakat bisa langsung diukur.

1. Tahapan Inovasi

Inovasi PENARI JARANAN dibangun melalui sejumlah tahapan berikut:

1. Tahap Identifikasi Permasalahan (Diagnosa Awal)

• Melakukan observasi terhadap praktik pelayanan sebelumnya.
• Mengumpulkan keluhan, saran, dan masukan dari masyarakat melalui forum warga dan musyawarah desa.
• Melakukan pemetaan jenis layanan yang paling banyak diminta dan waktu penyelesaiannya.

2. Tahap Perencanaan dan Desain Inovasi

• Merancang sistem pelayanan satu pintu dengan prinsip “sehari jadi”.
• Menyusun SOP baru yang lebih ringkas dan realistis.
• Membuat template surat untuk layanan-layanan umum, sehingga tidak perlu diketik dari awal.
• Membangun sistem pengarsipan digital sederhana dengan dukungan alat scan dan komputer desa.

3. Tahap Pelatihan dan Uji Coba

• Melakukan pelatihan perangkat desa tentang pelayanan prima, SOP baru, serta penggunaan peralatan.
• Mengadakan simulasi layanan dengan melibatkan warga secara terbatas.
• Mengevaluasi proses dan merevisi prosedur jika ditemukan hambatan.

4. Tahap Implementasi Penuh

• Meluncurkan layanan PENARI JARANAN secara resmi kepada masyarakat.
• Membuka layanan secara reguler dengan waktu operasional yang terjadwal.
• Memberikan nomor kontak layanan (WhatsApp) sebagai media komunikasi dan konsultasi.

5. Tahap Monitoring dan Evaluasi

• Menyediakan kotak saran dan form evaluasi kepuasan masyarakat.
• Melakukan evaluasi rutin bulanan terhadap efektivitas pelayanan.
• Menyusun laporan inovasi untuk dipresentasikan ke forum Musrenbang dan forum inovasi daerah.

Penutup

Tujuan Inovasi Daerah

Inovasi PENARI JARANAN (Pelayanan Sehari Jadi Masyarakat Senang) bukan hanya solusi administratif, tetapi juga pendekatan humanistik dalam menyelenggarakan pelayanan publik. Melalui kecepatan, ketepatan, dan kedekatan budaya, Desa Brangol mampu menunjukkan bahwa pelayanan publik yang prima bisa dimulai dari desa. Ke depan, inovasi ini dapat menjadi role model bagi desa-desa lain di Kabupaten Ngawi dan bahkan di seluruh Indonesia dalam mendorong pemerintahan desa yang lebih responsif, inovatif, dan berdaya saing.

Implementasi inovasi PENARI JARANAN di Desa Brangol, Kecamatan Karangjati, Kabupaten Ngawi telah memberikan sejumlah hasil yang konkret, terukur, dan berdampak positif baik bagi masyarakat maupun pemerintah desa. Hasil-hasil tersebut mencerminkan efektivitas, efisiensi, serta tingkat keberterimaan inovasi di tengah masyarakat. Berikut ini adalah capaian utama dari pelaksanaan inovasi tersebut:

Inovasi PENARI JARANAN (Pelayanan Sehari Jadi Masyarakat Senang) bertujuan untuk menciptakan layanan publik di tingkat desa yang cepat, mudah, transparan, dan berorientasi pada kepuasan masyarakat, dengan pendekatan kultural dan operasional yang terstandarisasi. Secara lebih rinci, tujuan inovasi ini adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan Kecepatan dan Efisiensi Pelayanan Administrasi Desa
   Mewujudkan proses pelayanan administrasi surat menyurat yang dapat diselesaikan dalam waktu satu hari atau kurang dari satu jam, sehingga meminimalkan waktu tunggu masyarakat dan menghindari pelayanan berulang kali.
2. Meningkatkan Kepuasan dan Kepercayaan Masyarakat terhadap Pemerintah Desa
   Memberikan pelayanan yang ramah, cepat, dan profesional agar masyarakat merasa dihargai, dilayani dengan baik, dan memiliki kepercayaan terhadap perangkat desa.
3. Menyederhanakan Prosedur Pelayanan Melalui Sistem Satu Pintu dan SOP Terstandar
   Mengurangi birokrasi berbelit dengan menghadirkan pelayanan satu meja dan penerapan standar operasional pelayanan yang jelas, ringkas, dan mudah diterapkan oleh perangkat desa.
4. Mendorong Transformasi Digital pada Layanan Publik Tingkat Desa
   Memanfaatkan teknologi sederhana seperti template surat digital, form pra-layanan via WhatsApp, dan arsip digital untuk meningkatkan kecepatan, ketepatan, dan keamanan dokumen pelayanan.
5. Menghidupkan Nilai Kearifan Lokal dalam Pelayanan Publik
   Menggunakan pendekatan nama dan filosofi lokal "PENARI JARANAN" untuk membangun identitas inovasi berbasis budaya Ngawi yang dekat dan familiar di hati masyarakat, sehingga mendorong partisipasi dan kebanggaan warga terhadap desanya.
6. Menjadi Model Replikasi Layanan Publik Desa yang Efektif dan Inspiratif
   Mengembangkan konsep inovasi ini sebagai praktik baik yang bisa diterapkan oleh desa-desa lain di Kabupaten Ngawi maupun di luar daerah sebagai bentuk pelayanan publik berbasis komunitas dan kebutuhan riil warga.

Hasil inovasi

1.Peningkatan Kecepatan Pelayanan Administrasi

• Lebih dari 90% permohonan administrasi surat-menyurat seperti surat pengantar SKCK, surat domisili, surat usaha, dan lainnya kini dapat diselesaikan dalam waktu kurang dari satu jam, tanpa perlu masyarakat datang kembali di hari berikutnya.
• Rata-rata waktu pelayanan yang sebelumnya 2–3 hari, kini menjadi 30–60 menit, tergantung kelengkapan berkas dari warga.

2. Tingkat Kepuasan Masyarakat yang Meningkat Signifikan

• Berdasarkan hasil survei internal yang dilakukan oleh pemerintah desa pada pertengahan tahun 2025, tingkat kepuasan warga mencapai 96%, meningkat drastis dibanding tahun sebelumnya yang hanya sekitar 72%.
• Warga merasa lebih dihargai, lebih mudah memahami prosedur pelayanan, dan mengapresiasi pendekatan yang ramah dan solutif dari perangkat desa.

3. Penerapan Sistem Pelayanan Terpadu dan Sederhana

• Terbentuknya meja layanan satu pintu yang melayani seluruh permohonan surat administrasi secara terintegrasi, mulai dari verifikasi berkas, penginputan data, pencetakan surat, hingga penandatanganan dilakukan dalam satu proses langsung.
• Sistem ini menghilangkan proses antar-meja yang membingungkan masyarakat dan memperlambat pelayanan.

4. Peningkatan Kapasitas Perangkat Desa

• Seluruh perangkat desa terlibat aktif dalam penerapan inovasi ini, termasuk melalui pelatihan pelayanan prima dan penggunaan peralatan digital sederhana seperti komputer, scanner, dan pengarsipan digital.
• Meningkatnya kompetensi teknis perangkat desa dalam menyusun dokumen, menjalankan SOP pelayanan, dan melayani masyarakat secara efisien.

5. Digitalisasi Surat dan Arsip Pemerintahan Desa

• Seluruh dokumen surat yang telah diterbitkan kini tersimpan dalam arsip digital, memudahkan pelacakan kembali dokumen lama jika diperlukan, baik oleh masyarakat maupun pihak desa.
• Hal ini juga mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan arsip fisik dan mempercepat proses pencarian ulang data warga.

6. Penguatan Citra dan Kepercayaan Publik terhadap Pemerintah Desa

• Pemerintah Desa Brangol kini dipandang sebagai salah satu desa yang progresif dalam pelayanan publik di wilayah Kecamatan Karangjati.
• Masyarakat menunjukkan partisipasi dan dukungan lebih besar dalam kegiatan desa karena merasakan langsung manfaat dari sistem pelayanan yang cepat dan transparan.

7. Tumbuhnya Budaya Inovasi dan Kolaborasi di Tingkat Desa

• Inovasi PENARI JARANAN mendorong budaya kerja yang lebih kolaboratif, komunikatif, dan adaptif terhadap perubahan.
• Perangkat desa lebih aktif mengidentifikasi masalah dan menawarkan solusi berbasis inovasi yang sederhana namun berdampak besar.

8. Potensi Replikasi dan Pengakuan Tingkat Daerah

• Inovasi PENARI JARANAN telah mendapatkan perhatian dari pihak kecamatan dan pemerintah kabupaten untuk dijadikan model replikasi ke desa-desa lain.
• Desa Brangol diundang dalam beberapa forum inovasi desa tingkat kecamatan dan kabupaten untuk membagikan pengalaman praktik baik ini.

9. Peningkatan Akuntabilitas dan Transparansi

• Proses pelayanan yang dilakukan secara terbuka dan terstandar memungkinkan masyarakat mengakses informasi layanan dengan mudah, mengetahui tahapan yang sedang berjalan, serta dapat memberikan umpan balik secara langsung.
• Penggunaan logbook pelayanan harian menjadikan semua proses pelayanan terdokumentasi dengan baik.